AxFlow’lla projektin huolellinen dokumentointi on aina osa kokonaistoimitusta

Haluaisitko selkiyttää pumppuhankintojenne dokumentaatiota? Oletko ostajana tai projektipäällikkönä kyllästynyt epätietoisuuteen siitä, mitä toimituksen aikana tapahtuu? Kaipaatko mustaa valkoisella tarkkaa ja ajantasaista tietoa, joka on tarvittaessa helposti koko projektiryhmän saatavilla?

Pumppuhankinnoissa keskitytään usein vertailemaan esimerkiksi eri pumppujen prosessiarvoja, vaikka dokumentaatioon perehtyminen ja toimitushallinnan läpikäyminen on vähintään yhtä tärkeää.

Tässä artikkelissa käymme läpi, mitkä asiat laajassa pumppuhankinnassa kannattaa dokumentoida, mitä dokumentaation osalta on hyvä muistaa tarjouksia vertaillessa sekä miten me AxFlow’lla huolehdimme dokumentoinnista ja toimitusten hallinnasta projektin eri vaiheissa.

Dokumentaation yksityiskohdista kannattaa sopia ajoissa

Kun olette hankkimassa uusia pumppuja - puhumattakaan koko prosessin uudistamisesta - on tarjouksia vertaillessa työpöydälläsi epäilemättä runsaasti asioita, jotka tulee huomioida ja tarvittaessa muistaa kysyä lisätietoja.

Dokumentaatio on kuitenkin yksi keskeinen asia, jota ei ole syytä sivuuttaa tarjouksia vertaillessa. Kun teet valintaa eri pumpputoimittajien välillä, kannattaa varmistaa mikä on eri toimittajien dokumentaation laajuus eli mitä kaikkia asioita dokumentaatio konkreettisesti kattaa.

Sisältääkö kokonaistoimitus esimerkiksi ainoastaan laitteiden huolto- ja käyttöohjeet vai kattaako se myös koeajoraportit? Dokumentaation yksityiskohdista kannattaa sopia jo tarjousvaiheessa.

Esimerkiksi materiaalisertifikaatit ja koeajoraporttien dokumentaatio eivät välttämättä automaattisesti sisälly kokonaistoimitukseen, vaan niistä tulee neuvotella erikseen.

Lue myös: 4 asiaa, jotka prosessipumppujen hankinnassa kannattaa huomioida

Dokumentaation muistilista - tarkista ainakin nämä 

Kattava dokumentaatio helpottaa tilausten käsittelyä ja seurantaa paitsi projektin aikana, myös sen jälkeen.

Erityisesti laajassa pumppuhankinnassa dokumentaatioon on hyvä sisällyttää: 

• mittakuvat
• datasivut
• laitteiden huolto- ja käyttöohjeet
• materiaalisertifikaatit
• koeajoraportit
• mahdolliset ATEX-sertifikaatit

Keskitetyissä hankinnoissa usein myös dokumentointi on selkeämpää, koska kaikki prosessinne tärkeät dokumentaatiot löytyvät samasta paikasta ja on luotu yhdenmukaisella formaatilla. Lisäksi me AxFlow’lla voimme esimerkiksi määrittää omat tuotekoodit yrityksellenne, mikä helpottaa varaosien tilaamista tulevaisuudessa.

Lue lisää, miksi hankintojen keskittäminen yhdelle pumpputoimittajalle kannattaa

Jos päätätte tilata laitteet AxFlow’lta, kokonaistoimituksemme sisältää aina:

• mittakuvat
• datasivut
• laitteiden huolto- ja käyttöohjeet

Laitteiden mukana toimitamme yleensä myös paperiset versiot huolto- ja käyttöohjeista.

AxFlow’n dokumentaatio projektin aikajanalla 

Yhteistyömme ensimmäinen dokumentti on luonnollisesti sopimukset (sis. hinta ja toimituslaajuus sekä toimitusehdot) ja tarvittavat vastuuvakuutukset, jotka allekirjoitetaan heti tarjouksen hyväksymisen jälkeen. Pienimmissä tilauksissa vastaava dokumentaatio on tilausvahvistus. Se sisältää tilausrivit (tuotenimike), hinnan ja toimitusajan.

Projektin alussa luomme asiakirjoille ja dokumenteille projektikansion, johon koko projektitiimillä on tarvittaessa pääsy. Dokumenttien hallinnan kannalta on tärkeää luoda selkeä ja johdonmukainen kansiorakenne, jota noudatetaan koko projektin ajan. Tämä nopeuttaa dokumenttien hakuprosessia, sekä selkeyttää arkistointia. 

Projektin alkuvaiheessa toimitamme tarkat mittakuvat, datasivut sekä tarkastus- ja testaussuunnitelman eli ITP:n (inspection and test plan). Tarkastus- ja testaussuunnitelmassa pumppuvalmistaja raportoi, mitä testejä kyseinen toimitus sisältää.

Laajemmissa projekteissa koostamme kuukausittain projektin edistymistä kuvaavan raportin. Raportit lähetetään kuukausittain koko projektin ajan. 

Projektin loppuvaiheessa toimitamme dokumentaation kaikkien laitteiden huolto- ja käyttöohjeista sekä tarvittavat sertifikaatit. Loppudokumentointi toimitetaan yleensä sähköisesti ja tallennetaan suoraan asiakkaan dokumenttienhallintajärjestelmään.

Asiakkaiden omat dokumenttihallintajärjestelmät ovat viime vuosina lisääntyneet. Me AxFlowlla perehdymme aina asiakkaiden omiin järjestelmiin, joten tiimillämme on kokemusta monista eri dokumenttienhallintajärjestelmistä, kuten M-Files ja Found.

Toimituksen hallinnassa aikataulutus ratkaisee

Projektin dokumentointiin liittyy olennaisesti myös toimituksen hallinta. Jotta toivottuun aikatauluun päästään, aikataulutus on hyvä aloittaa jo projektin suunnitteluvaiheessa.

Projektin onnistumisen kannalta on tärkeää, että saat tietyt dokumentit määräaikaan mennessä, joten me AxFlow’lla pyrimme pitämään tiukasti kiinni sovituista aikatauluista.

Kun tilaat laitteet AxFlow’lta, huolehdimme laitteiden toimitusaikojen seurannasta ja raportoinnista alusta loppuun.

Tilausten seurannasta vastaa AxFlow’n myynnin tukitiimi. Ongelmatilanteissa kuten mahdollisesta tilausten myöhästymisestä pyritään aina ilmoittamaan ennakkoon. Yleisin tapa on lähettää revisoitu tilausvahvistus sähköpostitse.

Huolellisen dokumentaation ansiosta voimme taata hyvän asiakaspalvelun koko projektin ajan. Kun toimitusaikoja seurataan tarkasti ja saat joka kuukausi raportin projektin etenemisestä, oma työsi helpottuu: jos sinulta kysytään projektin etenemisestä, ajantasainen tieto allekirjoituksineen ja leimoineen löytyy helposti.

Onko pumppujen hankinta teillä ajankohtaista?

Tutustu, kuinka prosessi kanssamme etenee suunnittelusta toteutukseen ja Milloin on aika uusia vanhat pumput